Viimeisimmät blogimerkinnät

Leader's Blog

Motivoiva moite

Yksi johtamiseen liittyvä tärkeä, mutta samalla monelle vaikea tehtävä, on toisen ihmisen käyttäytymisen korjaaminen, ihmisen moittiminen.

Paitsi että sen tekeminen koetaan vaikeaksi, siinä tehdään myös paljon virheitä.
Hyvät kuulijani,

tällä kertaa johtamisblogini aihe on, miten moittia alainen, kollega, yhteistyökumppani tai jopa oma esimies niin, että hän korjaa toimintansa virheen innostuneesti ja motivoituneesti.

Samalla käymme läpi muutamia keskeisiä virheitä ja käytännössä testattuja vinkkejä.

Moittimisen taito tulisi olla jokaisen esimiehen ja johtajan repertuaarissa valmiiksi mietittynä, koska esimiesroolia ei voi tehokkaasti toteuttaa ilman tätä taitoa.

Käydään läpi muutamia periaatteita, jotka on syytä muistaa:

  1. Ensiksikin, tee läksysi eli valmistautuminen kunnolla. Ole tietoinen, mitä olet tekemässä. Ota oma tunneskaala hallintaasi, vaikka olisit kuinka pettynyt tapahtuneeseen.

Alaisen haukkuminen voi aiheuttaa enemmän vahinkoa kuin hyötyä.                      On kysymys toiminnan ja käyttäytymisen korjaamisesta, ei ihmisten haukkumisesta.

  1. Älä lykkää moitteen antamista liian kauaksi. Kuta lähempänä tapahtuneesta ongelmasta asia käsitellään, sitä suurempi onnistumistodennäköisyys sinulla on.

Jos olet hautonut asiaa puoli vuotta tai vuoden, kunnes asia tunnetasolla purkautuu, moitteesi koetaan todennäköisesti epäreiluna – jopa vinoiluna vuosi sitten tapahtuneesta.

  1. Ole konkreettinen ja vältä yleistäviä johtopäätöksiä. Tämä tarkoittaa sitä, että sanot esimerkiksi: ”Lupasit muistion valmiiksi keskiviikkoon puoleen päivään mennessä”, sen sijaan, että ”et ole luotettava” tai ”olet laiska”.
  2. Korjaa asiat, kun ne ovat vielä pieniä. Kun annat huonojen asioiden kehittyä pitkälle, korjaamisen riski kasvaa.

Esimerkiksi viikkopalaverista myöhästyminen voi kehittyä tavaksi, jos siihen ei puututa aikaisin. Viiden minuutin myöhästymisten salliminen johtaa helposti kymmeneen ja viiteentoista minuuttiin. Kun ihmiset turhautuvat odotteluun, he alkavat myöhästellä itsekin. Kun ihmiset ovat puoli tuntia myöhässä ja jäävät palaverista kokonaan pois, asian korjaaminen on jo paljon vaikeampaa.

Huonosta kulttuurista voi tulla tapa. Tapojen muuttaminen vaatii merkittävää energian panostusta ja riski on, että esimies saa siitä huonon maineen, vaikka hän onkin korjaamassa omaa tekemäänsä virhettä.

  1. Keskitä moite käyttäytymiseen ja toimintaan, älä henkilön ominaisuuksiin. Kuvaa virheellinen tekeminen. Se on kiistatonta. Johtopäätökset eivät sitä aina ole.

Se, ettei muistio ollut valmis keskiviikkona klo 12 mennessä, saattoi johtua siitä, että toimitusjohtaja antoi yllättävän, kiireellisen ja tärkeän tehtävän, jonka prioriteetti oli kiistämättä korkeampi kuin sinun muistiollasi.

Nyt moitteen kohde ei olekaan muistion tekeminen, vaan se, ettei hän kertonut sinulle etukäteen, ettei sovittu muistio valmistu ajoissa.

Jos viet asian ominaisuustasolle ja kerrot, ettei henkilö ole luotettava tai hän on epärehellinen tai laiska, se ei paljon auta.

Päinvastoin, voit aiheuttaa moitteellasi enemmän ongelmia kuin ratkaiset niitä.

  1. Keskity asian korjaamiseen, askeliin, jotka nyt on tehtävä. Tämä toimii motivoivana elementtinä silloin, kun olet saanut toiselta osapuolelta myöntämisen tai kuittauksen, ettei asia mennyt niin kuin piti.

Nyt olemme valmiit vetämään yhteen motivoivan moitteen kaavan tai prosessin, joka on testattu lukemattomia kertoja käytännön esimiestoiminnassa.

Askel #1: Kohtaa moitittava henkilö tai ryhmä neutraalin positiivisella alueella. On hyvä ajatus testata kommunikaation lähetys ja vastaanotto muutamalla vuorovaikutuksella.

Esimerkiksi: ”Hei Pekka, olisiko sinulla nyt muutama minuutti aikaa.” Kun Pekka  vastaa, että on, voit esimerkiksi ehdottaa: ”Tulisitko hetkeksi neukkariin, minulla on asia, josta haluaisin keskustella.”

Olette vaihtaneet viestejä neutraalilla tunnealueella.

Askel #2: Kuvaa tapahtuma; miten piti tapahtua ja kuinka tapahtui. Tämä vakavoittaa tilanteen, jolloin mennään tunnekäyrällä alaspäin. On tärkeää, että pidät omat tunteesi kontrollissa.

On mahdollista, että Pekka myöntää asian. Siirry silloin suoraan askeleeseen #4.

Mutta jos hän kieltää vastuunsa, syyttää muita ja selittelee, sinun on oltava valmis menemään syvemmälle tasolle.

Askel #3: Asian vakavoittaminen. Jos Pekka ei myönnä vastuutaan, vaan märän saippuan tavoin liukastelee, saatat joutua menemään vakavalle tasolle.

Esimerkiksi: ”Kun kuuntelen selityksiäsi, tuleeko minun vetää tästä johtopäätöksenä se, että en voi luottaa siihen, kun lupaat hoitaa asian määräaikaan?”

Nyt ollaan tien haarassa. Todennäköinen vastaus Pekalta on, ettei asia niin ole, jolloin pääset antamaan hänelle ensimmäisen positiivisen palautteen: ”Sitä minäkin.”

Mutta jos Pekka toteaa, että sitä se tarkoittaa, sinulla onkin edessäsi keskustelu siitä, kuinka tienne eroavat…

Askel #4: Tee asia selväksi.

Kun Pekka on myöntänyt tapahtuneen virheen, tulee tärkeään rooliin valmistautumisesi motivoivaan moitteeseen. Kerrot esimerkiksi, että yhteistyössä tarvitaan luottamusta ja lupauksiin määräajoista on pystyttävä luottamaan. Muuten ei ulospäin annettuja asiakaslupauksia voida pitää. Kun saat tähän nyökkäyksen Pekalta, on aika suunnata vakavalta tunnealueelta kohti positiivista, energisoivaa suuntaa.

Askel #5: Motivoiva puhe on viimeinen vaihe prosessissa.

Esimerkiksi: ”Oli hyvä, että saimme sovituksi yhteistyömme periaatteet. Pekka, sinulla on kolmen vuoden kokemus näistä asioista, ja olet toiminnallasi monesti osoittanut, että pystyt käsittelemään myös ongelmallisia asioita. Sen vuoksi puolsin valitsemistasi tähän tehtävään. Voitko hoitaa muistion maanantaiksi, sain asiakkaalta viikon lisäaikaa.”

Mitä luulet, olisiko Pekka valmis korjaamaan virheensä?

Vedetään vielä yhteen motivoivan moitteen prosessi:

  • Ensin ongelmatilanne ja sen synty kuvattiin selkeästi,
  • sen jälkeen esimies otti kuittauksen Pekalta, että virhe todella tapahtui ja Pekka myönsi osuutensa siihen,
  • sen jälkeen esimies osoitti luottamusta Pekan kykyihin ja kokemukseen ja
  • osoitti, miten Pekka voi virheen korjata.

Ja kun Pekka lupaa korjata tapahtuneen, on paikallaan kädenpuristus ja hymy, ehkä vielä rohkaiseva sana.
Hyvät kuulijani,

Johtamiskulttuuri luo organisaatiokulttuuria. Tehokkain tapa muuttaa organisaation toimintatapoja on muuttaa johtamistapaa.

Standardien alitukset ja se, ettei lupauksista tarvitse pitää kiinni, luo tehottomuutta, huonoja tapoja ja häviämään tuomitun organisaatiokulttuurin.

Tero J. Kauppinen (@TeroJKauppinen)

Vastaukset

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *